Otomatik Sipariş Sistemleri

Oturum 3 · Programın Kalbi — Sistem Kendiliğinden Sipariş Verir

📚 Oturum 3/4 ⏱️ 45 dakika 🎯 Çekirdek konu

03

OTURUM 3

Otomatik Sipariş Sistemleri

AÇILIŞ SORUSU

MRP neye ihtiyacımız olduğunu hesapladı — peki sistem, kimse tek tuşa basmadan doğru anda doğru miktarda nasıl sipariş verir?

SORUN

Manuel Siparişin Derdi

İnsan karar verdiğinde dört kritik hata kapısı açık kalır.

🔔

Unutma

Stok bitti, kimse fark etmedi → hat durdu. En pahalı hata budur.

⏱️

Gecikme

Geç sipariş = acil & pahalı tedarik. Ekspres teslimat masrafı cebe gider.

📉

Yanlış Miktar

Göz kararı sipariş = fazla stok ya da eksik. Her ikisi de zararlı.

⚠️

Kişiye Bağımlılık

O kişi izinde, süreç durdu. Bilgi kişide değil sistemde olmalı.

TANIM

Otomatik Sipariş Nedir?

Sistemin, önceden tanımlı kurallara göre kendiliğinden sipariş önerisi veya siparişi üretmesidir. İnsan yalnızca istisnaları yönetir.

✅

Temel kazanım: Rutin kararlar makinede — siz iş geliştirmeye odaklanırsınız. Sistem uyur, ama gözetlemeyi bırakmaz.

💡

Önemli: "Otomatik" demek "denetimsiz" demek değildir. Parametreleri siz tanımlarsınız, sistem sizin kurallarınızla çalışır.

SÜREÇ

Sipariş Yaşam Döngüsü

Bir sipariş doğduğundan kapandığına kadar tüm adımlar dijital ve izlenebilir.

01

İhtiyaç Doğar

Stok eşiği aşıldı veya MRP hesapladı

→

02

Sipariş Talebi

Sistem öneri üretir

→

03

Onay

Kural tabanlı otomatik veya yönetici onayı

→

04

PO Oluşur

Satınalma Siparişi tedarikçiye gider

→

05

Sevkiyat

Tedarikçi malı gönderir

→

06

Mal Kabul

Depoya giriş, stok güncellenir

→

07

Fatura & Ödeme

Muhasebe kaydı kapanır

TEMEL KAVRAMLAR

PO mu SO mu? İki Yön

Aynı sistemde iki farklı sipariş tipi — yönler farklı, mantık aynı.

📥 Satınalma Siparişi (PO)

Purchase Order
Biz tedarikçiye veririz
Hammadde, malzeme alışı
Stoku artırır
"Ne kadar harcayacağım?"

📤 Satış Siparişi (SO)

Sales Order
Müşteri bize verir
Bitmiş ürün satışı
Stoku azaltır
"Ne kadar kazanacağım?"

🔄

MRP, müşteri SO'larını görür → gerekli malzeme PO'larını otomatik önerir. Döngü kapanır.

BÜYÜK ÇERÇEVE

Otomatik İkmalin İki Temel Sorusu

Tüm otomatik sipariş sistemlerinin sırrı bu iki soruya verilen yanıtta gizlidir.

⏱️

NE ZAMAN sipariş vereceğim?

Hangi anda tetiklemeliyim ki ne erken olsun ne geç? → Sipariş Verme Noktası (ROP) ile çözülür

📦

NE KADAR sipariş vereceğim?

Kaç adet/kg/litre sipariş etsem toplam maliyet en düşük olur? → Min-Max, Kanban, EOQ ile çözülür

🎯

Sonraki slaytlar bu iki soruyu sırayla yanıtlar.

NE ZAMAN?

Sipariş Verme Noktası (ROP)

Reorder Point (ROP) — stok belli bir eşik seviyesine inince sipariş otomatik olarak tetiklenir.

⛽

Araba yakıt göstergesi benzetmesi: Gösterge turuncu bölgeye girince benzinciye gidersiniz — boşalmayı beklemezsiniz. ROP da aynı mantıkla çalışır: bitmeden önce harekete geçer.

🔔

Sistemde nasıl görünür: "X malzemesi ROP'a ulaştı → otomatik sipariş talebi oluştur" şeklinde bir kural tanımlanır. Siz uyarı alırsınız, sistem zaten çalışmıştır.

GÖRSEL MANTIK

ROP Nasıl Çalışır?

Stok zamanla erir — doğru anda tetiklenmezse sıfıra ulaşır.

💡

Anahtar nokta: ROP'a inildiğinde sipariş verilir ama mal hemen gelmez. Tedarik süresi kadar stok daha düşer — bu yüzden ROP, sıfır noktasının üzerinde ayarlanır.

ROP YAPISI

ROP Neyden Oluşur?

Formül yok — ama mantık net: iki parçadan oluşur.

⏱️

Temin Süresi Tüketimi

Sipariş verdikten mal elinize geçene kadar geçen sürede ne kadar malzeme harcar? İşte bu miktar elinizde olmalı.

🛡️

Emniyet Stoku (Tampon)

Tedarikçi gecikseydi, talep patlamasaydı diye tutulan ek güvenlik payı. Her ihtimale karşı rezerv.

🎯

Sezgisel formül: ROP = "Mal gelene kadar yetecek stok" + "Her ihtimale karşı tampon". İkisi birlikte güvenli bir eşik oluşturur.

GÜVENLİK TAMPON

Emniyet Stoku (Safety Stock)

Safety Stock — talep ya da tedarik beklenmedik davranırsa diye tutulan tampon stoktur. Stok hiç tükenmeden en altta her zaman bekleyen "rezerv depo"dur.

🛡️

Stoksuz kalma riskini azaltır

🔄

Talep dalgalanmalarını karşılar

⏱️

Tedarikçi gecikmelerini yutar

💡

Emniyet stoku tüketilmez — yalnızca acil durumlarda devreye girer. Normal koşullarda "dokunulmaz rezerv"dir.

NEDEN GEREKLİ?

Emniyet Stoğu Olmasa Ne Olur?

Üç tehlikeli senaryo — her biri gerçek ve yaygın.

📈

Talep Ani Artar

Müşteri siparişi patladı, stok beklenenden hızlı eridi. Emniyet stoğu yoksa hat durur.

🚚

Tedarikçi Gecikir

Grev, nakliye sorunu, malzeme temin güçlüğü. Mal zamanında gelmedi, tampon yoksa kriz.

⚠️

Kalite / Fire Sorunu

Gelen partinin bir kısmı fire çıktı, iade edildi. Kullanılabilir stok beklenenden az kaldı.

⚠️ Çok Az Emniyet Stoğu

Stoksuz kalma riski yüksek
Hat durma olasılığı var
Acil alım maliyeti artar

⚠️ Çok Fazla Emniyet Stoğu

Depoda bağlı para
Bozulma / eskime riski
Gereksiz taşıma maliyeti

NE KADAR? — YÖNTEM 1

Min-Max Sistemi

En basit ve KOBİ dostu yöntem: Min seviyeye inince Max seviyeye kadar tamamla.

💡

Min'e inildi → 400 adet sipariş et → stok tekrar Max'a ulaşsın. Basit, anlaşılır, kurulumu kolay.

NE KADAR? — YÖNTEM 2

Kanban / İki Kutu Sistemi

Görsel ikmal yöntemi — kâğıt yok, bilgisayar gerekmiyor. Üretim sahasında hızlı ve sezgisel.

🔄

1. Kutu boşalınca = sipariş sinyali. 2. Kutudan üretim kesintisiz sürer. Sipariş gelince 1. Kutu yeniden dolar — döngü başa döner.

TARİHSEL KÖK

Kanban'ın Kökeni: Toyota

Kanban, Japonca'da "kart" anlamına gelir. Toyota Üretim Sistemi'nde 1940'larda doğdu.

🏭

Çekme (Pull) Sistemi: Üretim, talep oldukça malzeme "çeker" — önceden tahmin edip yığmaz. İtme sisteminin tam tersi. Talep yoksa malzeme hareket etmez.

🔄

İTME (Push)

Tahmine göre üret, depoya yığ, satılacağını um. Fazla stok riski yüksek.

🎯

ÇEKME (Pull) — Kanban

Gerçek talebin çektiği kadar üret. Stok minimize edilir, israf azalır.

🇯🇵

Toyota bu sistemle dünya otomotiv üretimini dönüştürdü. Bugün tüm yalın üretim ve Agile yaklaşımların temeli Kanban'dır.

NE KADAR? — YÖNTEM 3

Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ)

Economic Order Quantity (EOQ) — toplam maliyeti en aza indiren ideal sipariş miktarını bulan yaklaşımdır.

🎯

Temel soru: Sık sık az mı sipariş versem, yoksa seyrek ama çok mu? Her iki uç da pahalı — EOQ ikisi arasındaki tatlı noktayı arar.

📋

Sık & Az Sipariş

Her seferinde nakliye, işlem, zaman maliyeti. Sipariş sayısı arttıkça bu maliyet büyür.

📦

Seyrek & Çok Sipariş

Depoda yığılı stok. Depo kirası, bağlı sermaye, bozulma riski. Stok miktarı arttıkça bu maliyet büyür.

DENGE NOKTASI

EOQ: İki Maliyetin Dengesi

İki maliyet ters yönlü hareket eder — birini düşürmeye çalışınca diğeri yükselir.

🎯

EOQ = Tatlı Nokta: Her iki maliyetin toplamının en düşük olduğu sipariş miktarıdır. Ne çok sık ne çok seyrek — tam ortada optimum bir miktar var.

KARAR REHBERİ

Hangi Yöntem Ne Zaman?

Her yöntemin güçlü olduğu bir alan var. Doğru aracı doğru yerde kullanın.

Yöntem	En Uygun Olduğu Durum	Güçlü Yönü
🔔 ROP (Sipariş Verme Noktası)	Sürekli izlenen kritik parçalar	Gerçek zamanlı tepki, hat durmaz
📊 Min-Max	Çok kalemli, basit yönetim gereken stoklar	Kurulumu ve anlaması kolay
🗂️ Kanban / İki Kutu	Üretim hattı, görsel & hızlı tüketim	Kâğıtsız, sistemsiz de çalışır
🎯 EOQ	Sipariş miktarını optimize etmek	Toplam maliyeti minimize eder

💡

Gerçek hayatta bu yöntemler birlikte kullanılır: ROP ne zaman tetikleyeceğimi, EOQ ne kadar sipariş edeceğimi söyler.

İŞ AKIŞI

Koşullu Onay Zinciri

Sistem siparişi otomatik üretir ama her şeyi kör otomata bırakmaz. Kural tabanlı onay zinciri devreye girer.

🔔

Sipariş Tetiklendi

ROP veya Min seviyeye ulaşıldı

→

💰

Tutar Kontrolü

Sipariş tutarı hesaplanır

→

✅

10.000 TL Altı

Otomatik onay — PO anında oluşur

→

👤

10.000 TL Üstü

Müdür onayına gönderilir, beklenir

→

📤

PO Tedarikçiye

Onaylanan sipariş tedarikçiye iletilir

🎯

Eşik değerler (10.000 TL gibi) şirketten şirkete farklılaşır. Önemli olan kuralın sistemde tanımlı olması — istisna dışında insan müdahalesi gerekmez.

SİSTEM UYARILARI

Sistem Sessiz Kalmaz

Otomatik sipariş sistemi "sessizce bekleyen" bir araç değil — aktif olarak sizi uyaran bir asistandır.

📉

Kritik Stok Uyarısı

Stok emniyet seviyesinin altına indi. Hemen harekete geçin.

⏱️

Sipariş Gecikti Uyarısı

Beklenen teslimat tarihi geçti, mal henüz gelmedi. Tedarikçi takip edilmeli.

🚚

Tedarikçi Performans Uyarısı

Bu tedarikçinin son 3 siparişi geç geldi. Alternatif değerlendirilmeli.

📈

Anormal Talep Uyarısı

Bu malzemenin tüketimi beklenenden %40 fazla. Parametre güncellenmeli mi?

🎯

Yönetici yalnızca uyarı geldiğinde ekrana bakar. Geri kalanı sistem halleder.

DÜNYA VAKASI

Toyota: Tam Zamanında Üretim

VAKA — TOYOTA JIT

Just-in-Time (JIT): Malzeme Tam İhtiyaç Anında Gelir

Toyota, 1970'lerde Kanban kartlarıyla Just-in-Time üretimi hayata geçirdi. Temel fikir: malzeme ihtiyaç duyulduğunda üretim bandına ulaşır, depoda yığılmaz. Kanban kartı, bir konteynerin boşaldığını ve yenisinin istenmesi gerektiğini üretim hattına sinyal eder.

📦

Az stok — bağlı sermaye minimum

🔄

Yüksek akış — üretim kesintisiz

🗑️

Az israf — yalın üretimin temeli

🏭

JIT ve Kanban bugün dünyanın dört bir yanındaki üretim tesislerinde standart yöntem olarak uygulanmaktadır.

YEREL VAKA

Türk Yan Sanayi: Zamanında Olmak Zorunlu

VAKA — TÜRK OTOMOTİV YAN SANAYİ

Ana Üreticinin Hattını Durdurmak: Kabul Edilemez

Bir OEM (Orijinal Ekipman Üreticisi) ana üreticiye parça yetiştiren Türk yan sanayi firması düşünün. Ana üreticinin montaj hattı dakikada yüzlerce araç üretir. Parça geç gelirse hat durur — ve hat durma maliyeti, firmanın tüm günlük cirosunu aşabilir. Bu firmalar otomatik tetiklenen sevkiyat sistemleriyle çalışır: ana üreticinin sistemindeki stok verisi direkt bu firmaya bağlıdır, eşiğe inilince otomatik sipariş verilir ve sevkiyat planlanır.

⚠️

Hat durdurma cezası gerçek ve ağırdır. Otomotiv ekosisteminde geç teslimat sözleşmesel yaptırımlara yol açar. Otomatik sipariş burada yaşamsal öneme sahiptir.

KAZANIMLAR

Otomatik Siparişin Faydaları

Tipik kazanımlar — şirketten şirkete farklılık gösterse de yön hep aynıdır.

📉

Sipariş hataları belirgin şekilde azalır

🔔

Stoksuz kalma olayları düşer

💰

Fazla stok ve bağlı sermaye azalır

⏱️

Manuel sipariş işlem süresi düşer

📊

Not: Bu rakamlar "tipik kazanımlar" olarak sunulmaktadır. Gerçek değerler firmanın başlangıç olgunluğuna ve uygulamanın kalitesine göre değişir.

✅

En büyük kazanım sayılarda değil, zihinsel rahatlıkta gizlidir: stok bitti mi diye endişelenmek yerine işe odaklanmak.

KRİTİK UYARI

Otomasyonun Kör Noktası

Otomatik sistem, ancak doğru parametrelerle ve doğru veriyle iyi çalışır. Çöp girerse çöp çıkar.

⚠️

Yanlış parametre = Otomatik yanlış sipariş. ROP çok düşük ayarlanmışsa sistem geç tetiklenir ve stok tükenir. Çok yüksek ayarlanmışsa depo gereksiz yere dolup taşar.

🔩

Doğru Olması Gereken Parametreler

ROP değerleri, Min-Max seviyeleri, Emniyet stoğu miktarları, Temin süreleri (lead time)

🗂️

Doğru Olması Gereken Veri

Mevcut stok miktarı, Açık sipariş kayıtları, Tüketim geçmişi, Tedarikçi teslim süresi

🔄

Periyodik gözden geçirme şart: Mevsimsel talepler değişir, tedarikçiler değişir, üretim hızı değişir. Parametreler en az 3-6 ayda bir güncellenmeli.

ÖZET & SONRAKİ ADIM

Oturum 3 Öğrendiklerimiz

⏱️

NE ZAMAN? → ROP & Emniyet Stoğu

Stok eşiğe inince sistem tetiklenir. Emniyet stoğu sürprizlere karşı tampon oluşturur.

📦

NE KADAR? → Min-Max, Kanban, EOQ

Min-Max basitlik, Kanban görsellik, EOQ optimizasyon sunar. İhtiyaca göre seçilir.

Otomatik iş akışları ve koşullu onay zincirleri siparişi yönetir
Sistem uyarılar ile istisnaları öne çıkarır, rutin işleri kendi halleder
Parametreler ve veri doğruluğu her şeyin temelidir

🔗

Köprü → Oturum 4: Sipariş oluştu — ama tedarikçiye e-posta veya telefon olmadan nasıl ulaşır? Nasıl otomatik olarak iletilir? Oturum 4: EDI, Entegrasyon ve Tedarik Zinciri bu soruları yanıtlar.